information-flow

Tällä hetkellä tehdään monenlaista digitaalisuuteen liittyvää kehitystä. Itse olen viimeisten vuosien aikana huomannut, että aina ei muisteta miettiä kehityksen yhteydessä tietovirtojen merkitystä. Tietovirtojen virtauksella on kuitenkin merkittävä vaikutus lopputuloksen tuottavuuteen ja miten kehitetty tuote tai prosessi käytännössä toimii.

Laskutusprosessi rakentamisalalla vuonna 2016

Otetaanpa esimerkiksi rakennusalan laskujen käsittely. Tällä hetkellä monet yritykset ovat käyttöönottaneet tai ottavat käyttöön sähköisen laskujen käsittelyohjelmistot ja -prosessit.

kimmo-1

Kuva 1; Laskujen käsittelyprosessi rakentamisen liiketoiminnoissa vuonna 2016.

Käytännössä laskutusprosessi tapahtuu tänä päivänä seuraavasti. Laskutettava summa sovitaan joko suullisesti tai kirjallisesti sopimuksessa. Tehdyn työn suorite kirjataan työmaalla joko suoriteilmoitukseen, työmaapäiväkirjaan tai työmaakokouksen pöytäkirjaan. Tämän jälkeen suoritteen mukainen työ laskutetaan palveluntuottajan laskutusjärjestelmässä, joka on tavallisesti erillinen ohjelmisto. Järjestelmään lasku joudutaan tekemään projektihenkilöresurssin toimesta manuaalisesti. Järjestelmässä lasku sitten lähtee laskujen käsittelijän kautta laskutukseen. Tämän jälkeen lasku tulee pääurakoitsijan laskutusjärjestelmään, jossa lasku tarkastetaan ja hyväksytään yrityksen toimintaprosessin mukaisesti. Tämän jälkeen lasku maksetaan pankkitililtä toiselle nimetyn henkilöresurssin toimesta. Tässä vaiheessa suoritteen mukainen työ on saatu maksuun aliurakoitsijalle. Tämän jälkeen, jos kyseessä on lisä- tai muutostyö, kustannusta aletaan laskuttamaan tilaajalta. Tässä tapauksessa suorite käydään lävitse työmaakokouksessa, jossa lasku todetaan laskutuskelpoiseksi. Kun työmaapöytäkirja on saatu allekirjoitettua osapuolten kesken voi pääurakoitsija laittaa suoritteen laskutettavaksi omaan laskujen käsittelyohjelmaan, jossa laskun valmistelee urakoitsijan projektihenkilökunta, josta se siirtyy laskujen tekijälle. Tämän jälkeen lasku lähtee tilaajalle. Tilaajalla on tietenkin oma sähköinen laskujen käsittelyohjelma, johon lasku lopulta tulee ensin tarkastettavaksi ja tämän jälkeen hyväksyttäväksi, jonka jälkeen lasku lopulta maksetaan pääurakoitsijan tilille. Käytännössä tähän prosessiin on saatu kulumaan aikaa helposti 1 – 4 kk ja sidottua 13 – 20 henkilöä prosessin läpiviemiseen.

Onko tämä toimintaprosessi parantanut jotenkin rakentamisen lopputuotetta tai vähentänyt yleiskustannuksia.

Oman kokemuksen mukaan tällä ei ole ollut muuta merkitystä kuin että projektihenkilöstö ei ole ehtinyt olemaan niinkään paljon työmaalla parantamassa lopputuotteen laatua ja järjestelmät ovat nostaneet yleiskustannuksia ohjelmistolisenssimaksujen ja henkilöresurssien käyttämien tuntien muodossa.

En ole tavannut ketään henkilöä infra-alalla, joka olisi myöntänyt tykkäävänsä laskujen käsittelystä tänä päivänä.

Laskujen käsittely yksittäisillä kuluttajilla vuonna 2016

Kuva 2, Kuluttajien laskujen käsittelyprosessi vuonna 2016

Kuva 2, Kuluttajien laskujen käsittelyprosessi vuonna 2016

Millainen tilanne on yksittäisillä kuluttajilla eli työajan ulkopuolella projektihenkilöillä.

Yksittäisten kuluttajien osalta laskujen käsittely on aivan erilainen, joka on hoidettu kuntoon pankkien tai sähköisten maksujenvälitysjärjestelmien esim. Paypal tai Moneybookers ohjelmien avulla. Kuluttajille tiedon virta on todella suoraa ja nopeaa ja siinä ei ole turhia välikäsiä, jolloin toiminta on erittäin loppukäyttäjäystävällistä. Käytännössä kaikki tietovirta menee yhden kattavan järjestelmän kautta varmistaen, että rahan siirto tapahtuu varmasti oikein suuntaan tai toiseen. Tästä olisi varmasti opittavaa myös rakentamisalalla, sillä itse ainakin tykkään hyväksyä mieluummin sähköisiä laskuja kuin syöttää paperisten laskujen tietoja verkkopankissani.

Hyviä esimerkkejä löytyy muilta toimialoilta, joissa on ymmärretty ja otettu huomioon  tietovirtojen merkitys ohjelmistojen kehittämisessä ja käyttöönottamisessa. Nostaisin yhdeksi parhaimmaksi verottajan sähköisen veroilmoituksen.

Jos verottaja ja pankit pystyvät luomaan hyvän sähköisen taloushallintajärjestelmän, niin miksi ei myöskään rakennusala pysty siihen.

Uskon, että tällä saadaan taloudellista säästöä aikaan ja talouden hallinnan tehtävät tulevat mielenkiintoisemmiksi.

Miten laskujen käsittely liittyy tietomallintamiseen

Puhuttaessa tietomallinnuksesta liittyy siihen oleellisesti kustannus- ja aikatietojen hallinta. Rakentaminen on aina logistisesti hallittava kokonaisuus, jossa virtaa materiaalia suuntaan ja toiseen työmaalla. Lisäksi kustannus- ja aikataulutieto virtaa tavalla tai toisella eteenpäin palveluketjussa.

Osaammeko me oikeasti hallita oikeilla työkaluilla digitaalisesti kustannus- ja aikataulun virtaa. Tänään tuon tietovirran hoitaminen reaaliaikaisesti on lähes mahdotonta.

Uskon, että jos asioita lähdetään miettimään ja kehittämään tietovirtojen kautta niin pääsemme erittäin yksinkertaisiin, edullisiin ja käyttäjäystävällisiin prosesseihin ja sovelluksiin. Tämä edellyttää siilomaisesta katsontakannasta ja IT-vetoisista hankkeista luopumista.

Jos haluamme päästä tietomallinnuksen käyttämisessä tuottavaan aikataulutuksen ja kustannustiedon hallintaan tulee meidän ymmärtää tiedon virtauksen toimintamalli. Tämän jälkeen voimme luoda ja käyttöönottaa tuottavia talouden hallintaohjelmia, jotka ovat käyttäjäystävällisiä ja taloudellisia käyttää.

Kimmo Laatunen

Share This